Wer für Netzanschlussfristen verantwortlich ist, trägt das Wissen darüber meist im Kopf, nicht im System. Das funktioniert, bis genau diese eine Person ausfällt, im Urlaub ist oder zu viele Vorgänge gleichzeitig betreut. Dann wird aus einer Frist ein Risiko. Wie ihr mithilfe der epilot Netzplattform eine deutliche Effizienzsteigerung erreicht, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Wenn die Erinnerung an einer Person hängt

Für Netzanschlussbegehren und Einspeiseanlagen gelten feste Bearbeitungsfristen, zum Beispiel nach §8 EEG. Die Erinnerung daran, dass die Frist näher rückt, übernimmt in der Praxis häufig eine einzelne Person. Mithilfe einer Wiedervorlage im Kalender, einer Markierung in der Liste oder schlicht dem eigenen Gedächtnis.

Das ist kein Zufall, sondern die logische Folge fragmentierter Systeme: Wenn keine zentrale Stelle weiß, welche Fristen aktuell offen sind, müssen wir uns auf die manuelle Genauigkeit eines oder mehrerer Mitarbeitenden verlassen.

Ein persönliches System versagt bei Skalierung

Bei einer Handvoll offener Vorgänge funktioniert ein persönliches Erinnerungssystem meistens zuverlässig. Das Problem zeigt sich erst bei Skalierung: Bei fünfzig gleichzeitig offenen Fristen, in der Urlaubszeit, oder wenn kurzfristig jemand aus dem Team ausfällt, wird genau dieses System zur Schwachstelle.

Eine übersehene Wiedervorlage. Ein Vorgang, der bei der Vertretung nicht erwähnt wurde. Eine Excel-Zeile, die beim letzten Update versehentlich überschrieben wurde. Jede dieser Kleinigkeiten reicht aus, damit eine Frist unbemerkt näher rückt.

Das eigentliche Risiko liegt dabei nicht in einzelnen Fehlern, sondern darin, dass das System nur so lange trägt, wie genau eine Person verfügbar, aufmerksam und nicht überlastet ist. Fällt diese eine Voraussetzung weg, fällt das ganze System mit ihr.

Folgen einer überschrittenen Frist

Bearbeitungsfristen wie die nach §8 EEG bestehen nicht ohne Grund. Wird eine Frist überschritten, geht es nicht nur um einen unangenehmen Moment im Tagesgeschäft, sondern um eine gesetzliche Verpflichtung gegenüber Anlagenbetreibern und Installateuren, die auf eine Rückmeldung warten.

Bemerkt wird eine drohende Fristüberschreitung oft erst kurz vorher, oder danach. Nicht weil niemand aufgepasst hätte, sondern weil die Information an genau einer Stelle hing, die in diesem Moment nicht erreichbar war.

Eine zentrale Erfassung der Frist

Die Lösung liegt nicht in weiteren Wiedervorlagen oder Listeneinträgen. Sie liegt darin, dass eine Frist Teil des Vorgangs selbst wird, statt nur im Kopf oder Kalender einer einzelnen Person zu existieren. Wenn jede Frist automatisch am Vorgang hängt, ist sie für jeden sichtbar, der gerade daran arbeitet, unabhängig davon, wer sie ursprünglich angelegt hat.

Genau das berichten Netzbetreiber, die ihre Prozesse bereits auf eine zentrale Plattform wie die epilot Netzplattform umgestellt haben: In einer Auswertung von 1.189 EEG-Prozessen wurde bereits im ersten Jahr nach Einführung eine Effizienzsteigerung von über 20 Prozent erreicht, ein gutes Stück davon, weil Fristen nicht mehr manuell nachverfolgt werden müssen. Eine Frist verschwindet dann nicht mehr aus dem Blick, nur weil die Person, die sie kannte, gerade im Urlaub ist.

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Wie das für eure Fristen konkret aussehen könnte, zeigen wir dir gerne in einem kurzen Gespräch.

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