Wenn drei Systeme eine Aufgabe erledigen sollen

Ein Netzanschlussbegehren geht ein. Der Kunde wird im ERP angelegt. Der Anschlusspunkt wird im GIS geprüft und dort noch einmal notiert. Die Frist landet zusätzlich in einer Excel-Liste, damit sie niemand übersieht. Ein und derselbe Vorgang wird mehrfach manuell an verschiedenen Stellen eingegeben und es entstehen unnötige Komplexität, schmerzliche Effizienzverluste und nicht selten vermeidbare Fehler.

Zwischen ERP, GIS und Excel

Ein Netzanschluss ist selten die Aufgabe einer einzelnen Person. Neben dem zuständigen Fachbereich arbeiten häufig auch Installateure, Anlagenbetreiber und weitere Beteiligte an ein und demselben Vorgang. Mit ihnen wächst auch die Zahl der Datenpunkte, die erfasst, geprüft und dokumentiert werden müssen: Kundendaten, technische Angaben zur Anlage, der Anschlusspunkt, Fristen und der aktuelle Bearbeitungsstand.

Damit ein solcher Vorgang nicht in Verwirrung endet, braucht es genaue und effiziente Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten. Genau das wird schwieriger, je mehr Systeme im Hintergrund beteiligt sind. Denn jedes zusätzliche System ist auch eine zusätzliche Stelle, an der Informationen auseinanderlaufen können. In vielen Unternehmen ist aber genau das der Alltag.

Warum ein Vorgang mehrfach entsteht

Die Ursache für dieses Problem ist klar: Keines der beteiligten Systeme kennt das andere. Wenn ERP und GIS (das Geoinformationssystem für die Netzdaten) nicht miteinander sprechen, bleibt nur eine Möglichkeit, damit der Status trotzdem überall verfügbar ist. Die Information muss manuell an jeder Stelle erneut eingegeben werden. Was im ERP steht, muss auch im GIS auftauchen, sonst weiß dort niemand, was gerade passiert. Was im GIS geprüft wurde, muss zusätzlich in der Excel-Liste stehen, sonst geht die Frist unter.

Das Ergebnis ist kein Einzelfall, sondern ein strukturelles Muster: Jeder zusätzliche Ort, an dem ein Vorgang sichtbar sein soll, bedeutet eine zusätzliche manuelle Erfassung.

Unterschätzte Faktoren: Zeit und Motivation

Auf den ersten Blick wirkt eine zweite oder dritte Eingabe wie eine Kleinigkeit, ein paar Minuten hier, ein Klick dort. Multipliziert mit der Zahl eingehender Anträge, die durch die wachsende Zahl an Einspeiseanlagen und Netzanschlussbegehren stetig steigt, wird daraus ein erheblicher Teil des Arbeitstages. Nicht die eigentliche fachliche Entscheidung kostet die Zeit, sondern das wiederholte Übertragen von Informationen, die an anderer Stelle bereits vorliegen.

Jede zusätzliche manuelle Erfassung ist zudem auch eine zusätzliche Fehlerquelle. Ein Tippfehler bei der zweiten Eingabe, ein vergessenes Update nach einer Änderung im Erstsystem, und schon stimmen die Stände nicht mehr überein. Bei Netzanschlussbegehren, für die gesetzlich definierte Bearbeitungsfristen gelten – etwa nach §8 EEG – kann eine solche Abweichung schnell mehr als ein Komfortproblem werden.

Hinzu kommt ein Faktor, der selten beziffert wird, aber real ist: Gute Mitarbeitende verbringen einen wachsenden Teil ihrer Zeit mit dem Nacherfassen von Informationen statt mit der fachlichen Aufgabe, für die sie eigentlich da sind. In Zeiten von Fachkräftemangel ist genau das eine der teuersten Formen von Ineffizienz, weil sie nicht nur Zeit kostet, sondern langfristig auch Motivation.

Was wirklich hilft

Die Lösung liegt nicht darin, ERP oder GIS abzuschaffen. Denn beide erfüllen ihren Zweck und sind oft tief in andere Prozesse eingebunden – sie zu ersetzen würde an anderer Stelle neue Lücken reißen.

Der Hebel liegt stattdessen in einer zusätzlichen Ebene, wie sie etwa die epilot Netzplattform bietet, die sich per Schnittstelle mit beiden Systemen verbindet, statt sie zu ersetzen. Der Vorgang selbst, vom Eingang des Netzanschlussbegehrens bis zum Abschluss, kann dann an einem zentralen Ort einmal erfasst und dort geführt werden. Von diesem zentralen Ort fließen die relevanten Daten automatisch dorthin, wo sie gebraucht werden: Der Kunde wird im ERP angelegt, ohne dass ihn jemand ein zweites Mal eintippt. Der Anschlusspunkt wird mit dem GIS abgeglichen, ohne dass der Status zusätzlich von Hand in eine Excel-Liste übertragen werden muss. ERP und GIS bekommen ihre Informationen nicht mehr über Umwege, sondern direkt aus dem Vorgang selbst.

Genau das ist der Effekt, den Netzbetreiber berichten, die diesen Schritt bereits gegangen sind. Auf der
epilot Netzplattform beispielsweise wurde der Hausanschlussprozess auf Basis von 416 analysierten Vorgängen um bis zu 63 Prozent beschleunigt, vor allem weil Informationen nicht mehr mehrfach erfasst werden müssen. Der Vorgang bleibt an einem Ort vollständig, unabhängig davon, wie viele Systeme im Hintergrund beteiligt sind.

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Wie diese Lösung für euren Fachbereich konkret aussehen könnte, zeigen wir dir gerne in einem kurzen Gespräch.

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